작은 회계사무소에는 매달 누구도 반기지 않는 일이 있다. 장부를 마감하기 전에 누군가 고객에게 빠진 자료를 요청해야 한다. 결제 내역에 해당하는 송장이나 카드 결제 영수증, 보내지 않은 은행 거래명세서 같은 자료다. 반대편에 서 본 적도 있다. 내 회계사도 포르투갈 세무당국의 송장 포털인 e-fatura에서 송장을 확인해 달라고 재촉한다. 나 역시 답장을 늦게 하는 고객이다.
올해 들어 이런 독촉이 소프트웨어 기능으로 바뀌기 시작했다.
회계 소프트웨어가 고객에게 자료를 요청한다
Xero는 8월 20일 파트너 허브에서 ‘Document Requests’를 발표했다. AI 에이전트 JAX는 “고객에게 자료를 요청하고, 알림을 보낸 뒤 … Xero의 거래 내역과 대조한다”. Accounting Today는 출시 시점이 “특정 날짜와 연결돼 있지 않다”고 전했다. JAX도 여전히 베타로 소개되고 있어, 출시된 기능이 아니라 발표된 기능으로 보는 편이 맞다.
Pennylane은 프랑스에서 이미 이 기능을 제공한다. 매월 1일과 15일에 알림을 자동으로 보내고, 은행 거래명세서처럼 주기적으로 필요한 자료도 요청한다.
회계 소프트웨어 업체 Uku가 올해 발표한 설문조사에서는 회계법인의 68%가 빠진 자료를 받기 위해 고객을 재촉하는 일을 AI 에이전트에 맡기고 싶다고 답했다. 8개국의 “수십 개 회계법인”을 대상으로 한 업체 설문이며 표본 수는 공개되지 않았다. 따라서 이 수치는 정확한 비율이라기보다 관심이 향하는 방향으로 읽는다.
장부를 관리하는 소프트웨어 업체들이 이제 자료 독촉까지 맡으려는 흐름은 자연스럽다. 장부에는 어떤 거래에 자료가 빠져 있는지 이미 기록돼 있기 때문이다.
포르투갈에서는 자료를 받지만 요청하지는 않는다
포르투갈의 소규모 회계사무소 상당수는 회계사 전문 단체인 Ordem dos Contabilistas Certificados(OCC)에 속한 TOConline을 사용한다. TOConline은 자료를 받는 기능을 제공한다. 고객은 납세자 번호로 만든 주소에 자료를 이메일로 보내고, 자동 분류 프로그램이 이를 거래와 연결한다(TOConline 설명서 — 확인한 페이지가 오래됐을 수 있다). Sage도 고객 자료 업로드 기능을 제공한다.
다만 TOConline, Sage, Cegid에서 회계사가 고객에게 자료나 알림을 보내는 기능은 찾지 못했다. 이는 검색 결과일 뿐 감사를 거친 확인은 아니므로 놓친 기능이 있을 수 있다.
포르투갈에서는 독촉 기록이 중요한 이유도 있다. OCC의 FAQ에 따르면 고객이 자료를 제출하지 않을 경우 회계사는 세금 신고서 서명을 거부할 수 있다. 거부의 근거로 제시된 증거는 고객에게 자료를 요청한 서면 연락 기록이다. FAQ를 확인했지만 FAQ가 인용한 법 조항 자체는 읽지 않았다. 따라서 포르투갈에서 자료 독촉은 단순한 행정 업무를 넘어 회계사가 남겨야 하는 기록이기도 하다.
은행 거래 내역을 바탕으로 구상한 기능
나는 이전 이름이 Kelaro였던 Damasqo Flow를 만든다. 이 도구는 회계사무소 고객의 은행 계좌를 사무소가 이미 쓰는 스프레드시트에 동기화하고, 가져온 각 거래를 은행 자체 잔액과 연결한다. Flow는 검증된 은행 데이터를 중심으로 만들고 있는 도구 모음 Damasqo의 일부다. 지난주 이 기반 위에 처음 만들 기능으로 자료 독촉을 골랐다. 이유는 은행 거래 내역을 확보하고 있기 때문이다.
“10월 자료를 보내 주세요” 같은 일반적인 요청은 흔한 기능이 되고 있으며, 장부를 관리하는 업체라면 이를 출시할 것이다. 하지만 은행 거래 내역을 이미 확보했다면 은행 거래명세서를 재촉할 필요가 없다. Pennylane이 한 달에 두 번 요청하는 자료가 바로 그것이다. 대신 거래 내역 중 어떤 항목과도 일치하지 않는 각각의 거래에 관해 구체적으로 질문할 수 있다.
bank line matched? -43,20 € · 03 Oct · CARD PAYMENT ───────▶ │ yes ──┴── no │ │ done ▼ "What is this 43,20 € on 3 October? Send the invoice to <your intake address>." │ ▼ question + reply kept per client
이 방식에서 기대하는 점은 세 가지다.
- 고객은 알아볼 수 있는 거래에 관한 질문을 받으므로 답하기가 쉽다.
- 답변은 회계사무소가 이미 사용하는 자료 접수처로 전달돼 고객과 회계사 사이에 새 경로가 생기지 않는다.
- 질문과 답변을 모두 기록으로 남긴다. 이는 OCC FAQ에서 거부의 증거로 든 기록이기도 하다.
아직 기능을 만들지는 않았다. Flow는 현재 테스트를 진행 중이며, 테스트를 통과해야 다음 단계로 넘어간다. 시장이 움직이는 동안 현재 계획을 기록해 두는 단계다.
시범 도입을 맡을 회계사가 실제로 어떤 자료를 주로 재촉하는지도 아직 모른다. 매달 재촉하는 자료의 대부분이 급여 정보나 현금 영수증이라면 은행 거래 내역으로는 파악할 수 없고, 거래별 질문이 생각만큼 많은 일을 해결하지 못할 수 있다. 가장 먼저 확인할 점이다.
TOConline은 언제든 자료 요청 기능을 추가할 수 있다. 포르투갈에서 장부를 관리하는 업체가 요청 기능을 내놓는다면, 내가 만들 기능은 질문을 더 잘해야 한다.
68%라는 수치는 업체 설문에서 나왔다. 이 수치를 관심의 방향으로 보는 이유이며, 독자도 그렇게 받아들이길 바란다.
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